Jak pořádat efektivní porady?

V tomto příspěvku se s vámi podělím o několik tipů pro efektivní vedení porad. Využijete je především, pokud takovou poradu povedete.

Tipy vychází z mých zkušeností z různých týmových porad, kterých jsem se zúčastnil anebo které jsem vedl. Ať už to byli různé projekty, úkoly, týmy v rámci mých volnočasových aktivit nebo také 12 měsíců, kdy jsem vedl porady vedení klubu Brněnských Toastmástrů jako jeho prezident.

1. Agenda dopředu: Je vždycky dobré zeptat se předem členů vašeho týmu na témata, která chtějí na poradě probrat. Dále přidat vaše témata. Sestavit agendu porady. Toto dá dobrou představu o tom, jak dlouho porada potrvá, a umožní členům týmu připravit si k tématům své podněty, které ostatním chtějí sdělit.
2. Výrazně omezit témata, která můžete probrat pouze s jedním nebo dvěma členy týmu. Typicky jsou to témata, která se týkají výlučně práce jednoho člověka v týmu. Doporučuji probrat tato témata se členy týmu mimo poradu. Výrazně se tím může zkrátit čas pro poradu. Na poradě pouze řekněte informaci o tom, k čemu jste dospěli, případně může proběhnout kratší diskuze s ostatními členy týmu. Tímto také bráníme situaci, kdy spolu na poradách diskutují několik minut pouze dva lidé, ostatní k tomu tématu téměř nemají, co říct, a tak se nudí.
3. Nebojte se rozproudit diskuzi nebo ji utnout: Někdy nadhodíte téma a rádi byste ho s ostatními prodiskutovali. Nicméně vypadá to, že k tomu ostatní mají jen málo co říct. V takovém případě pomůže říct své myšlenky k danému tématu, podívat se na téma s různých pohledů, zeptat se jednotlivě členů týmu na jejich názor.

Na druhou stranu často dochází i k opačné situaci. Hodně se mluví. Téma diskuze se odchýlí od původního tématu nebo se z diskuze stane běžný kamarádský hovor. Je fajn si chvíli pokecat i mimo téma, pokud to však trvá příliš dlouho, je potřeba, aby vedoucí týmu zasáhl. Odložil diskuzi na neformální část porady, na meeting pouze některých členů týmu anebo ji slušným způsobem ukončil a přešel k dalšímu tématu porady.

Tyto zásady pomáhají k tomu, aby porady byly efektivní.