Site Loader

Organizoval jsem nebo se podílel na organizaci již řady událostí. Ať už to bylo večerní setkání, přednáška, diskuze, workshop, série prezentací, sport, nebo třeba celodenní konference. Naučil jsem se řadu věcí, které při organizování pomáhají. O některé z nich se s vámi teď podělím. Týkají se především větších akcí.

.

1)Doporučuju se co nejdříve sejít s organizačním týmem. Pokud jste jediným organizátorem nebo je zapojení ostatních pouze malé, co nejdříve se zamyslete vy sami. Jaké úkoly jsou potřeba udělat v nejbližší době? I když se bude akce konat až za dlouho, s některými úkoly je třeba začít co nejdříve. Typicky nalezení a rezervace místa konání. Může být totiž složité najít vhodné místo, kde se vaše akce může uskutečnit ve vámi vybraném termínu.

.

Naopak jsou úkoly, které je dobré odložit na poslední týden před akcí. Pokud s nimi totiž začnete dříve, můžou vám sebrat čas navíc, oproti tomu, když se jim budete věnovat později. Pak jsou úkoly, které můžete udělat hned anebo třeba až dva týdny před termínem. A v obou případech je to v pohodě. Takové úkoly mám rád. 😊

.

V každém případě byste si měli tyto úkoly určit a určit si, kdo je bude dělat, kdy je bude dělat nebo do kdy mají být hotovy. Díky tomu bude celá organizace o dost klidnější a pohodovější.

.

2) Neplánujte si příliš mnoho činností, které budete vykonávat během samotné akce. Vždycky se něco může pokazit. Proto je lepší, abyste si nechali prostor pro řešení různých naléhavých úkolů, které se během události objeví. Můžete využít delegování a pomoci od ostatních.

.

3) Nespoléhejte se na to, že přijdou všichni, kdo řekli, že přijdou. U některých událostí se vstupné platí předem a máte tak již dopředu přehled o návštěvních i odhad celkových příjmů akce. U řady akcí se však nedá vstupné vybírat předem nebo je vstupné zdarma. V takovém případě je lepší nechat si manévrovací prostor ohledně počtu účastníků.

.

Např. U akce, kde přijde zhruba 20-25 účastníků, nevybírejte prostory, kde je max. kapacita 25 lidí a zároveň musí přijít minimálně 20 lidí, abyste zaplatili pronájem. Mnohem lepší je zapátrat po vhodných prostorách. Najít třeba takové, kde zvládnete situaci, kdy přijde pouze 10 účastníků a zároveň i stav, kdy jich přijde 30. Připravit se tak na situaci, ve které se zúčastní výrazně méně nebo více lidí, než jste odhadovali nebo je pro takové akce typické.

.

4) Připravte se na možnost, že někdo z účinkujících nebo spoluorganizátorů nakonec nepřijde nebo se zpozdí. Doprava, nemoc, případně nálehavé věci, které znemožní či zpozdí účast daného člověka. Je dobré počítat s tím, že se to může stat. Mít vymyšleno, kdo případně daného člověka zastoupí v jeho úkolech nebo jaký bude místo jeho vystoupení náhradní program. Připravit se I na možnost, že právě vy budete tím, kdo dotyčného nahradí v jeho úkolu během dané akce.

.

Tyto zásady mi pomohly a pomáhají při organizování akcí. K tomu, aby byla celá organizace pohodovější a jasně směřovala k úspěchu celé akce.

Post Author: Vít Skalický

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *